Bibliografia. Sistemas de Control SICO SENA HOTEL,
ADOLFO SCHEEL MAGENBERGUER
CONTENIDO
I.CT.
CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
1. INFORMACIÓN GENERAL
OBJETIVO
Brindar las herramientas
necesarias para la medición del costo de
venta de alimentos y bebidas, como efecto de la utilización de un inventario disponible,
necesario para el desarrollo de las operaciones normales de la empresa, velando
porque dicha medición se ajuste a los parámetros presupuestales establecidos
por la administración.
El contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos debe
velar porque el consumo corresponda a la producción y a la venta lo cual se
logra mediante una buena administración del costo, teniendo en cuenta los
siguientes factores:
·
Que no exista desperdicio de materia
prima.
·
Que la mercancía tenga su adecuada
rotación.
·
Que la producción se ajuste a la
receta standard.
·
Estableciendo todos los métodos de
control para evitar las fugas de materia prima o de mercancía
·
Que exista una asociación correcta
entre el precio de venta y consumo
La materia prima
debe ser sometida a ciertos instrumentos de medición que concreticen su
tratamiento, generando los respectivos registros que se reflejaran en los
estados financieros.
La aplicación de
estos instrumentos de medición conforma el sistema de costos para alimentos y
bebidas, conduciendo a la determinación
de dos posiciones básicas:
·
Concentración de inventario de
alimentos y bebidas reflejado en el balance general.
·
Medición de los costos de venta y
gasto de alimentos y bebidas como resultado operacional.
El sistema de
costos industrial contempla la implantación de instrumentos para la medición de
asignaciones (materia prima, mano de obra y carga fabril), que conducen a
determinar el producto en proceso, a través de órdenes de producción. Estas órdenes de producción facilitan el
manejo contable del consumo de materia prima, asignación de mano de obra al
producto y de la carga fabril.
En la operación
de alimentos y bebidas no existe la practica de órdenes de producción ya que no
se conoce un volumen de producción que sea preestablecido, excepto en el caso
de banquetes o eventos especiales. Lo anterior deduce que la operación de
alimentos y bebidas no permite la medición de producto en proceso como se aplica en la empresa
industrial.
El sistema de
costos aplicado a la operación de alimentos y bebidas, se limita a la medición
del consumo de materia prima como causa efecto del proceso de producción, sin
contemplar la causación de costo de producción tal como se presenta al existir
el movimiento de inventario de producto en proceso.
En la operación
de alimentos y bebidas el costo de venta representa la materia prima
utilizada para generar el producto
terminado, mientras que el costo de venta en la industria representa la medición de materia prima, mano de obra y
carga fabril como efecto de la contabilización del costo de producción y el
movimiento de inventario de producto terminado.
Partiendo de la
conceptualización de inventario aplicado a la operación de alimentos y bebidas,
que solo incluye materia prima, ya que no se contabiliza el producto en proceso
ni terminado como inventario, el sistema de costos, el cual con lleva el manejo
de inventario permanente, se reduce a los siguientes procesos durante el
período y al final del mismo:
Durante el período
·
Registro de la compra de alimentos y
bebidas
·
Registro de la venta de alimentos y
bebidas
·
Registro del costo de venta de
alimentos y bebidas
·
Registro del gasto de alimentos y bebidas (créditos al costo)
Al final del período
·
Conciliación de inventario
·
Consolidación del costo bruto
·
Registro crédito al inventario
En el siguiente resumen, se presenta
el desarrollo de los anteriores procesos, mostrando el registro de cada uno de
ellos, la fuente de información y el resultado.
Proceso durante el período
REGISTRO
|
EFECTO
|
DOCUMENTO FUENTE
|
Compra de
alimentos y bebidas
Venta de
alimentos y bebidas
Costo de venta
de alimentos y bebidas
Gasto alimentos
y bebidas
|
Incremento en
el inventario de alimentos y bebidas
Consolidación
de la venta mensual de alimentos y bebidas
Determinación
del costo bruto de alimentos y bebidas
Determinación
de los créditos al costo
|
Información
generada por auditoría de ingresos
Inventario de carnes o meat tag
Inventario diario de licores
Regletas
Planilla de
atenciones
Planilla de
consumo alimentos funcionarios
Traslado entre
centros de producciòn
Planilla Contable
de Alimentos y Bebidas
|
|
|
|
Proceso fin del período
PROCESO
|
CÁLCULO
|
Toma física de
inventarios en almacenes y centros de producción
Conciliación de
inventarios
Determinación
de los costos bruto
Valorización de
créditos al costo
Determinación
del costo de ventas
Registro contable
|
Conteo físico
de la mercancía o materia prima existente y verificación contra los listados
de toma física de inventario, tarjeta de inventario de carnes o meat tag
Totales
arrojados en los listados de existencias de productos por grupos de
inventario deben ser iguales a los
totales de la cuenta de inventarios del balance general.
Inventario
inicial almacén + compras – inventario final = costo bruto.
Comida empleados, transferencias,
atenciones en general.
= Costo bruto –
créditos al costo
Crédito al
inventario de alimentos y bebidas y débito al costo de venta de alimentos y
bebidas y al gasto de comida empleados y atenciones
|
Relación
organizacional
El control de
costos e inventarios está en cabeza del contralor de alimentos y bebidas o
contralor de costos, posición que define la siguiente relación organizacional:
Línea de
autoridad: Contralor general o gerente general, dependiendo del tamaño del
hotel.
Línea de
supervisión: Gerente de alimentos y bebidas
Relación
funcional: Jefe de contabilidad, jefe de compras, chef, encargado de recibo,
almacenistas, supervisores de bares y restaurantes.
Proceso de
control de inventario- función diaria
Para desarrollar
este proceso, el contralor de alimentos y bebidas recibe los siguientes
documentos:
·
Reporte de entrada de mercancías
·
Entrada de mercancías
·
Orden de Compra
·
Las facturas, notas crédito y
débito de los proveedores, que soportan
los anteriores documentos.
·
Solicitud de compras de almacén o gestión de compras ( Tabulaciòn ), soporte de
las facturas del proveedor y de las entrada de Mercancías
Con esta
información realiza las siguientes verificaciones:
·
Que las “ Entradas de mercancías” que
soportan el “ Listado de entradas grupo - proveedor” se encuentren relacionados
en su totalidad.
·
Que las facturas, notas débito y notas
créditos del proveedor, correspondan a la información descrita en la “Entrada
de mercancías”
·
Que las “ Entrada de mercancías” , las
facturas, notas débito y notas crédito del proveedor, correspondan en su
totalidad a los valores e información consignada en:
La “solicitud de
compras de almacén o la tabulación de cotizaciones
Una vez
verificada esta información, el contralor de alimentos y bebidas realiza los
respectivos registros para el control de inventario, es decir, que con la
información de entradas y salidas de inventario, la cual se encuentra
relacionada en las “ Entradas de mercancías” y en los “ Consumos Directos y los
traslados ” genera sus propios registros, dependiendo del sistema que utilice
así:
·
Si posee un software para este
proceso, digita la información de entradas y salidas de almacén.
Estos registros
permiten tener actualizados en forma permanente los inventarios, información
indispensable en el control de los mismos, en la consolidación de los costos bruto y conciliación del
inventario final del período.
Información requerida
El área de
contraloría de alimentos y bebidas debe tener conocimiento de todos los
movimientos generados por el ingreso de materia prima o mercancías al hotel,
así como las salidas de las mismas del almacén. Esta información se obtiene de
los siguientes documentos:
·
Reporte de entrada de mercancías
·
Entrada de mercancías
·
Orden de Compra
·
Las facturas, notas crédito y
débito de los proveedores, que soportan
los anteriores documentos.
·
Memorando de corrección de facturas
·
Consumos Directos y traslados
·
Solicitud de compras de almacén
·
Informe de eventos
·
Formato de cambio
·
Anexo
informe de eventos
·
Comanda
·
Cheque cuenta funcionarios y atenciones
·
Factura de venta alimentos y bebidas
·
Documento equivalente punto de venta
·
Resumen de eventos ( fore cast )
·
Planilla diaria venta y reposición de
minibares
·
Transferencia
·
Refrigerio personal
·
Orden de cortesía
·
Tarjeta inventario de carnes
El control de
costos de alimentos y bebidas está conformado por tres procesos básicos, a
saber:
·
Proceso de medición del costo
·
Proceso de control de producción y
consumo
·
Proceso de evaluación del costo
2. PROCESO DE MEDICIÓN DEL COSTO
En términos
generales, la medición conduce a establecer cual es el consumo de materia
prima, lo que equivale a determinar el costo bruto de alimentos y bebidas, al
cual se le disminuyen los créditos al costo, definiendo así el costo de
alimentos y bebidas para un determinado período. Su cálculo parte de las “ entradas
de mercancías” y de los “ Consumos Directos y/ o los traslados.
Debido a que el costo bruto arrojado por el
movimiento de inventario no representa en su totalidad el costo de venta, ya
que existen canalizaciones de materia prima que conducen a consumos diferentes
que no obedecen a la propia venta, es necesario implantar una metodología
específica que apunte a diferenciar el consumo de materia prima entre lo que se
utiliza para la elaboración de producto terminado y otro tipo de
canalizaciones. La primera situación determina el costo de venta y la segunda
define la medición de gasto alimentos y bebidas.
Recordemos que la
medición del costo de venta se condiciona al mismo consumo de materia prima
necesaria para elaborar el producto terminado sin que se presente contablemente
otro tipo de medición tal como: Inventario de productos en proceso o inventario
de productos terminados, reduciendo el sistema a la aplicación de una
metodología que determine el tratamiento y consumo de dicha materia prima.
La medición del
costo, se realiza a través de los siguientes procesos:
·
Tratamiento de las entradas de
mercancías
·
Valorización de requisiciones de
alimentos y bebidas
·
Proceso de medición del gasto
·
Toma de inventarios diarios
·
Medición del costo de venta
diariamente por centros de producción
·
Conciliación de inventarios alimentos,
bebidas y cigarrillos - fin de mes.
·
Medición del costo de venta alimentos
y bebidas total fin de mes
·
Comprobaciones
·
Elaboración comprobante para
contabilidad
1. Tratamiento de las entradas de
mercancía
El contralor de
alimentos y bebidas debe verificar diariamente todas las entradas de mercancía
generados por el área de recibo, puesto que
estos constituyen el soporte de las compras e ingresos a los
inventarios, teniendo en cuenta ante todo los siguientes aspectos:
·
Que las entrada de alimentos, de
bebidas y cigarrillos se encuentren debidamente soportados con los documentos
que le dieron origen, tales como:
Entrada de
mercancía
Factura, nota
crédito o débito del proveedor
Orden de compra
Solicitud de
compras de almacén
Tabulación de
cotización
·
Que los precios tengan una fluctuación
normal y que correspondan al valor pactado por el jefe o encargado de compras.
·
Que estén correctamente asignados los
productos al grupo de inventario al que pertenecen. Si el proceso se encuentra
sistematizado, se debe verificar que los productos estén codificados
correctamente.
·
Que las facturas cumplan con todos los
requisitos legales
·
Que las entradas de mercancía de
alimentos, de bebidas y cigarrillos estén bien totalizados.
·
Que se hayan aplicado correctamente
los descuentos e impuestos a los precios de los productos.
·
Que tenga las debidas aprobaciones.
Una vez verificada la información,
el contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos, imprime el reporte
listado de entrada de mercancías, con todos sus soportes son enviados a
auditoría de egresos para iniciar el proceso contable y radicación de pasivos.
2. Proceso de valorización de
requisiciones de alimentos y bebidas
Consiste en
imputar el precio a cada artículo solicitado, tomando como base el promedio
ponderado y teniendo en cuenta dos aspectos importantes:
·
De dónde procede la requisición
·
Qué grupo de inventario se maneja en
la requisición
·
Las requisiciones mediante las cuales
se retira materia prima del almacén manejada con tratamiento de inventario, las
cuales han sido previamente autorizadas por el jefe de costos o jefe de area,
para dar salida formal del inventario.
El software para
el manejo de los inventarios, se
alimenta con los entradas de mercancía (entradas) y con las requisiciones de la
misma ( salidas), mediante la
codificación de cada uno de los artículos, calculando así el precio promedio de
todos los productos existentes en el hotel y actualizando el monto de los
inventarios así como sus respectivas cantidades.
La valorización
de las requisiciones se realiza con el solo hecho de digitar éstas debidamente
codificadas, identificando el centro de producción o el ambiente que solicitó
la materia prima o mercancía. Al registrar las requisiciones en el sistema,
éste mismo genera un subsistema de
inventario en los centros de producción a donde se despachó la mercancía.
El subsistema de
inventario es la acumulación de materia prima que ha sido entregada a cada
centro de producción, es decir, es el costo bruto asignado a cada una de estas
dependencias, durante un determinado período.
En cuanto a los grupos
de inventario que se manejan a través de la tarjeta de inventario de carnes
o meat-tag , en el momento en que llega
la requisición, se debe tomar la parte inferior de la tarjeta, la cual reposa
en el área de costos y unirla a la superior que viene anexa a la requisición,
con el fin de verificar que la mercancía requisitada, sí corresponde a la que
ingresó al almacén, realizando así el respectivo cruce. Con respecto a la parte
superior de la tarjeta de meat- tag, ésta permanece en la bolsa de la carne
hasta cuando se haga entrega al centro de producción. En ese momento, se retira
del paquete y se anexa a la requisición.
3. Proceso de medición del gasto
Consiste en
restar del costo de venta todas las asignaciones que se apropian a gasto de
alimentos y bebidas; se conoce comúnmente como "créditos al costo".
La metodología
consiste en valorizar estos efectos y descontarlos del costo de ventas. Los
elementos más comunes que conforman los
créditos del costo son:
·
Cortesías internas al personal
Requisiciones al
almacén con destino a cortesías internas del personal (agua cristal, café,
azúcar, gaseosa, leche para mantenimiento).
Se valoriza igual
que las requisiciones que afectan el costo de venta, es decir, digitada la
información por centro de costo, debido a que son productos que no han sufrido
ningún proceso de transformación; el sistema toma su precio promedio y lo
asigna al centro de costos que solicitó la requisición.
·
Programas de trabajo social
Generados
mediante cheque cuenta funcionarios en los ambientes, con destino a cubrir los
programas de trabajo social diseñados por el área de recursos humanos o la
gerencia del hotel (tortas de cumpleaños, cumpleaños empleados, aniversarios
del hotel, celebraciones del día de la madre, día de la secretaria, día del
amor y la amistad, etc).
Se valoriza
transcribiendo el valor de la receta estándar que equivale al precio del costo
al “cheque cuenta funcionarios” o por medio de POSADMIN se imprime el documento
equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es atención
o funcionario, y estos valores se acumulan diariamente en una planilla
denominada” planilla de atenciones” para definir el valor total generado por
este concepto durante el mes .
·
Refrigerio personal
Este
concepto resume los valores generados en
cada área, cuando el hotel tiene
establecido este servicio en forma gratuita para sus empleados
Se valoriza
transcribiendo el valor de la receta estándar que equivale al precio del costo
al “refrigerio personal” o por medio de POSADMIN se imprime el documento
equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es
atención o funcionario y estos valores se acumulan diariamente en una planilla
denominada” planilla de atenciones” para
definir el valor total generado por este concepto durante el mes.
· Atenciones a huéspedes y clientes
Son todas
aquellas cortesías producidas o procesadas dentro del hotel, las cuales se
encuentran registradas en los siguientes documentos:
a. En las
requisiciones al almacén: Cuando son solicitadas para estaciones de café (café, azúcar, instacrem, aromáticas, etc),
agua cristal, gaseosas entre otras.
Éstas se
valorizan a través del sistema mediante la digitación de la requisición
debidamente codificada, generando el gasto al área que solicitó el producto (
habitaciones). Estas áreas se denominan centros de costos.
b. Mediante
órdenes de cortesía, las cuales son generadas por el área de reservas o gerencia para el montaje de
fruteros, tablas de queso, chocolates, licores o paquetes especiales
establecidos previamente.
Se valoriza transcribiendo
el valor de la receta standard que equivale al precio del costo a la “orden de
cortesía o por medio de POSADMIN se imprime el documento equivalente al precio
de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es atención o funcionario, y
estos valores se acumulan diariamente en una planilla denominada ”planilla de
atenciones” para definir el valor total generado por este concepto durante el
mes .
c. Mediante
cheque cuenta funcionarios: Son generados en cada ambiente o centro de
facturación para consumos de huéspedes o clientes que han obtenido una
invitación por parte de la gerencia del hotel por razones de mercadeo. Es común
la utilización de este documento en los desayunos incluidos dentro de la tarifa
de habitación, las invitaciones a almorzar o cenar por parte del área de
mercadeo o gerencia.
Se valoriza
transcribiendo el valor de la receta standard que equivale al precio del costo
al “cheque cuenta funcionarios” o por medio de POSADMIN se imprime el documento
equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es
atención o funcionario y estos valores se acumulan diariamente en una planilla
denominada ”planilla de atenciones”) para definir el valor total generado por
este concepto durante el mes.
·
Comida empleados
Es el valor total
del gasto imputado por concepto de la materia prima utilizada en la elaboración
de la comida dada al personal que labora en el hotel.
Su valoración se
realiza a través de las requisiciones al almacén efectuadas por parte de la
cocina empleados, cuando existe ésta en forma independiente. Las requisiciones
tal como se expuso anteriormente, se valorizan mediante la digitación de cada
uno de los productos debidamente codificados en el sistema, cuando se trata de
productos que se manejan mediante inventario.
Cuando existe una sola cocina para producción de
alimentos con destino a la venta y a comida empleados, se promedia la materia
prima utilizada, de acuerdo al número de empleados que gozan de este beneficio,
basándose en la receta estándar de los menús diarios pre-establecidos.
La recopilación
diaria se realiza mediante el diligenciamiento de la “planilla mensual comida
empleados con el fin de determinar el valor total del gasto generado en el mes.
Transferencias
Es un mecanismo
de aplicación del costo al área que generó la venta y por consiguiente implica un débito o incremento del costo
del centro de producción o venta que
generó el ingreso y a la vez un crédito o disminución del costo, al centro de
producción o venta que requisitó la mercancía.
Este tratamiento se da en aquellos casos en que un área recurre a otra
en lugar de solicitar al almacén, algún producto o materia prima que requiera en el momento, con el fin de generar
una venta. Los casos más comunes son los limones y el azúcar que le solicita el
bar a la cocina para los cócteles.
Las
transferencias se valorizan con la receta estándar si se trata de un producto
que ha sufrido proceso de transformación, o mediante la digitación en el
sistema por medio de una solicitud de traslado entre bodegas, definiendo el
centro que entregó al igual que el que recibió la mercancía. El sistema
automáticamente al obtener la información de los centros entre los cuales se
llevó a cabo la transacción, incrementa el costo de venta a uno y en el mismo
valor lo disminuye al otro.
Alimentos y bebidas dañadas en el
almacén
Incluye los
productos descompuestos ó roturas por accidentes de trabajo. Este gasto
requiere un análisis previo de la causa que lo generó, estableciendo las
debidas responsabilidades.
Su valorización
se hace mediante la receta estándar, si se trata de productos que han sufrido
algún proceso de transformación o
mediante la valorización de la solicitud de traslado o de la solicitud de
consumo, la cual debe estar previamente aprobada por la gerencia o contraloría,
para los productos que no han tenido ningún proceso de transformación.
Consumos de funcionarios
Son aquellos
gastos generados por la utilización de los servicios de restaurante por parte
de los funcionarios que tienen este derecho.
Se valoriza
transcribiendo el valor de la receta standard que equivale al precio del costo
al “cheque cuenta funcionarios” o por medio de POSADMIN se imprime el documento
equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es
atención o funcionario y estos valores se acumulan diariamente en una planilla
denominada” planilla de consumo alimentos funcionarios” o en la “planilla de
consumo bebidas funcionarios”, para definir el valor total generado por este
concepto durante el mes.
4. Toma de inventarios diarios
El proceso de
medición del costo de venta alimentos y bebidas diariamente, implica la toma de
inventarios diarios ya que las solas salidas de almacén no configuran costo de
venta, pues no toda la mercancía se consume; por tal razón estos inventarios
son indispensables para depurar el consumo. Estos inventarios no-solo son
importantes para la valorización del consumo, sino que también son
fundamentales para ofrecer el control de producción en cantidad.
Los inventarios
diarios se deben realizar como su nombre lo indica, todos los días, para los siguientes grupos de inventario:
·
Inventario diario de carnes, en
centros de producción (cocinas)
·
inventario diario de bebidas en bares.
·
Inventario diario de cigarrillos en
bares.
Estos inventarios
deben ser valorizados para determinar el costo de venta alimentos y bebidas.
Para la toma
física de inventarios diarios, la persona encargada de realizarlos debe
disponer de la siguiente información:
- Planilla de
inventario de carnes formato
- Planilla de
inventario diario de licores formato
- Regletas para
medición de licores.
·
Genera el valor del inventario
existente en cada centro de producción.
·
Define el consumo de materia prima ( costo bruto) tanto en
cantidades como en precio, durante el tiempo transcurrido entre el primer día
del mes y el día de la toma física del inventario.
·
Traslada el inventario físico
existente al inicial del día siguiente,
para continuar el proceso.
5. Medición del costo de venta diario
en centros de producción
En términos
generales, el costo bruto alimentos y bebidas consiste en determinar cuál es el
consumo de materia prima. Pero el costo bruto arrojado por el movimiento de
inventario no representa en su totalidad el costo de venta, ya que existen
canalizaciones de materia prima que conducen a consumos diferentes que no
obedecen a la propia venta. La primera situación genera la medición del costo
de venta y la segunda situación define la medición de gasto alimentos y
bebidas.
El proceso de
medición del costo de venta alimentos y bebidas consiste en aplicar una
metodología que conduzca a la "depuración" de la materia prima
consumida, con el objeto de identificar lo utilizado en la elaboración de
producto terminado para la venta y otras canalizaciones.
Lo ideal en un
sistema de costos, es determinar el costo de ventas por el centro de facturación,
pero esto solo es posible cuando existe una cocina para cada centro de
facturación. Cuando una misma cocina despacha a varios centros de facturación,
el costo se debe manejar por centros de producción, asignando la venta de todos
los centros de facturación al de producción respectivo.
Para medir el
costo de venta diariamente se requiere la siguiente información:
·
Traslados entre centros de producción
·
Venta de alimentos y bebidas del día
así como la acumulada al mes
·
Reporte de atenciones
·
Planilla de consumo alimentos funcionarios
·
Salida por consumo y/o traslados de
comida personal
Con esta información se determina el
costo venta alimentos y bebidas el cual se consolida en el “informe de costos diario
alimentos y bebidas ( formato), cuyo diligenciamiento se resume en el
siguiente esquema:
Costo bruto alimentos y bebidas, equivale al valor del
consumo registrado en la columna “consumos” de la planilla "listado
movimiento de centros de producción alimentos "( formato ) y
“listado movimiento de centros de producción bebidas y cigarrillos ( formato ).
La depuración del costo, consiste en restar del costo bruto,
los créditos al costo, los cuales se toman de las planillas de registro diario
de esta información, es decir de la “planilla de atenciones ( formato ), de la “ planilla de consumo alimentos funcionarios ( formato),
de la “planilla de consumo bebidas funcionarios ( formato ), de la
“planilla de transferencias ( formato ) y de la “planilla mensual
comida empleados ( formato)
El porcentaje de
costo lo determina la relación existente entre el costo de venta depurado,
sobre la venta total del día.
Costo de venta
alimentos y bebidas = Consumo materia prima - Créditos al costo.
costo de venta alimentos y
bebidas
% de costo = ------------------------------------
venta alimentos y
bebidas
El resultado del
costo diario tiene un margen de error, debido a que la toma física del
inventario solamente se realiza sobre algunos grupos de ellos y no sobre la
totalidad del inventario.
Vale aclarar que el cálculo del costo bruto diario
se hace aplicando el sistema de inventario perpetuo o permanente en cambio al
finalizar el período, el cálculo se hace por juego de inventarios o inventario
periódico.
6. Conciliación de inventarios
alimentos, bebidas y cigarrillos fin de mes
Durante el
período la toma de inventarios se realiza únicamente para carnes en centros de
producción y para bebidas y cigarrillos en los bares. Al finalizar cada período, los inventarios
incluyen toda la materia prima no procesada existente en el hotel, es
decir, en centros de producción, en
bares y almacenes.
El cálculo del
costo bruto se realiza por juego de inventarios así:
Inventario inicial
+ Compras - Inventario final = Costo bruto de
alimentos y bebidas
Estos inventarios
consideran tanto la mercancía en almacén como en operación.
La conciliación
se resume en verificar que el saldo de los inventarios generados por el sistema
de inventario perpetuo, sea igual al que resulta por juego de inventarios.
El sistema de
inventario perpetuo o permanente se origina en el registro diario de entradas y
salidas del almacén, que al combinarlas con el inventario inicial del mes
origina un saldo final en cantidades y valores. Las cantidades resultantes en
el sistema, deben ser exactamente iguales a las encontradas en el inventario
físico realizado a fin de mes.
En caso de
presentarse discrepancias, se debe hacer el seguimiento hasta determinar el
motivo de la misma, para proceder a realizar el ajuste.
Para finalizar la
conciliación de los inventarios, se digita el inventario físico de cada uno de
los centros de producción y de facturación que manejan subsistemas de
inventario: cocinas y bares para la
respectiva valorización.
Toda esta
información se resume en el reporte consolidado por bodega.
Toda la
información de inventario y costo bruto de fin de mes se encuentra registrada
en los listados que genera el sistema, los cuales se deben imprimir una vez
terminada la conciliación de inventarios. Estos
listados son:
Listados de
entradas
·
Listado de entradas por proveedores
·
Listado de entradas por grupo
Listados de
salidas
·
Consolidado por bodega
·
Consolidado neto por centro de costo
Listados de
saldos de inventario
·
Consolidado por bodega
Una vez generados
todos los listados enunciados anteriormente,
se ordena el cierre del mes, cuyo proceso consiste en trasladar la
información de inventario final del mes en proceso a inventario inicial del mes
siguiente y reiniciar la acumulación de las entradas y salidas.
7. Medición del costo de venta
alimentos y bebidas - fin de mes
Tal como se ha
mencionado en este documento, el costo bruto alimentos y bebidas consiste en
determinar cuál es el consumo de materia prima. Pero el costo bruto arrojado
por el movimiento de inventario no representa en su totalidad el costo de
venta, ya que existen canalizaciones de materia prima que conducen a consumos
diferentes que no obedecen a la propia venta. La primera situación genera la
medición del costo de venta y la segunda situación define la medición de gasto
alimentos y bebidas.
Para medir el
costo de venta de alimentos y bebidas de fin de mes se requiere la siguiente
información:
·
Consolidación del costo bruto de
alimentos y bebidas
·
Planilla de atenciones
·
Planilla de consumo alimentos
funcionarios
·
Planilla de transferencias
·
Planilla mensual comida empleados
con esta
información se determina el costo venta alimentos y bebidas el cual se
consolida en el “informe de costo de venta
alimentos y bebidas consolidado
que contiene el resultado final de costos combinado. Este informe se
encuentra soportado por el “informe de costo de venta alimentos) y por el
“informe de costo de bebidas y cigarrillos cuyo diligenciamiento se resume en
el siguiente esquema:
El resultado de
la medición del costo de venta de alimentos y bebidas se encuentra consolidado
en el informe de costos mensual, cuya elaboración consiste básicamente en
transcribir la información consignada en cada uno de los documentos enunciados
anteriormente, mediante el uso de una hoja electrónica como el excel y realizar
los cálculos correspondientes, para lo cual se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Elaborar el
cuadro resumen “inventario en centros
de producción”, cuya
información la toma del “ reporte consolidado por bodega resumido “).
2. Elaborar el
cuadro resumen “consolidación costo
bruto por grupo de inventario”. Este proceso se realiza por juego de inventarios y la información de compras se toma del “reporte
entradas por grupo”, la cual debe coincidir con las compras reportadas en los
demás listados de entradas, es decir en los listados de entradas por proveedores, por comprobante y por
código.
El inventario
inicial se toma del mismo cuadro resumen ”consolidación de costo bruto por grupo
de inventario del mes inmediatamente anterior, transcribiendo el valor del
inventario final.
Con respecto al
inventario final, éste se transcribe del
“reporte consolidado por bodega “para la materia prima y mercancía que a
fin de mes se encontraba en los centros de producción y bares.
Con esta
información se realiza el cálculo del costo bruto, que equivale al consumo de
materia prima, cuyo resultado sale de aplicar la siguiente formula:
Inventario inicial +
compras = Mercancía disponible
Mercancía disponible – Inventario final =
Costo bruto
Además este
cuadro nos muestra el número de días de rotación de la mercancía, herramienta
indispensable para el área de compras y
almacenes.
3. Elaborar el
“resumen créditos al costo” el cual contiene una consolidación de
todos los créditos al costo. La información para esta planilla la toma de los
siguientes documentos:
·
Comida empleados: Se toma de los
valores consignados en la “planilla mensual comida empleados”
·
Atenciones: Se toma de los valores
consignados en la “planilla de atenciones”
·
Alimentos funcionarios: Se toma de los
valores consignados en la “planilla de consumo alimentos funcionarios”
·
Bebidas funcionarios: Se toma de los
valores consignados en la “planilla de consumo bebidas funcionarios”.
·
Transferencias entre ambientes : Se
toma de los valores consignados en la “planilla de transferencias”
Todas estas
planillas se elaboran durante el transcurso del mes con la información
procedente de los listados de movimiento de centros de producción ( cocina
empleados), las transferencias, los cheque cuenta funcionarios y las órdenes de
cortesía.
4. Elaborar el cuadro resumen “comportamiento costo bruto” , el cual
contiene una transcripción de los porcentajes de costo bruto por cada grupo de
inventario mes a mes, durante el último año calendario. Esta información es muy
valiosa como elemento de comparación y toma de decisiones.
5. Elaborar el “informe de costo de venta alimentos”, el cual se diligencia con la información contenida en
el cuadro resumen “consolidación costo bruto por grupos de inventario” y en el “resumen créditos al costo alimentos”,
6. . Para
definir el porcentaje de costo de alimentos es necesario la comparación del
resultado en valores absolutos del mismo, con las ventas de alimentos generadas
en los diferentes centros de facturación.
La depuración del
costo de ventas, se puede resumir en el siguiente esquema:
·
Inventario
inicial + Compras = Mercancía disponible
·
Mercancía
disponible - Inventario final = Costo bruto
·
Costo bruto - Créditos al costo = Costo de venta
·
Costo de venta /
Venta = Porcentaje de costo
7. Elaborar el
“informe de costo de venta bebidas y cigarrillos” , el cual se
diligencia con la información contenida en el cuadro resumen “consolidación
costo bruto por grupos de inventario” y en el “resumen de creditos al costo de
bebidas” . Para definir el porcentaje de
costo de bebidas y cigarrillos es necesario la comparación del resultado en
valores absolutos del mismo, con las ventas de bebidas y cigarrillos generadas en los diferentes
centros de facturación.
8. Elaborar el
“informe de costo de venta alimentos y bebidas y consolidado” el cual se diligencia con la información
contenida en el “informe de costo de venta alimentos” y en el “informe de costo de venta bebidas y cigarrillos ” , Para definir el
porcentaje de costo combinado es
necesario la comparación del resultado en valores absolutos del mismo, con las
ventas de alimentos, bebidas y
cigarrillos generadas en los diferentes centros de facturación.
9. El informe de
costos de fin de mes, es una herramienta gerencial y está compuesto por los
siguientes documentos:
·
Informe costo de venta a & b consolidado
·
Informe de costo de venta
alimentos
·
Informe de costo de venta bebidas y
cigarrillos
·
Inventarios en centros de producción
·
Consolidación costo bruto por grupos de inventario
·
Resumen de gastos alimentos y bebidas
·
Planilla de atenciones
·
Planilla de consumo alimentos
funcionarios
·
Planilla de consumo bebidas
funcionarios
·
Planilla de transferencias
·
Planilla mensual comida empleados
·
Comportamiento costo bruto
·
Concepto del contralor de alimentos y
bebidas del resultado del mes y pronóstico para el mes siguiente.
8. Comprobaciones
Es la comparación
de la información generada por el sistema de inventario permanente con la que
arroja el sistema de inventario periódico, con el fin de tener la certeza de
que el proceso se cumplió a cabalidad. En el sistema seguido como ejemplo
existen cuatro tipos de comprobaciones y son:
·
Inventario inicial
·
Compras
·
Costo bruto almacén alimentos y
bebidas
·
Saldo inventario final
Los listados que
arroja el sistema seguido
como ejemplo, están configurados bajo el sistema de inventario perpetuo o
permanente, mientras que el informe de costos está configurado bajo el sistema
de inventario periódico. La información contenida en los dos documentos debe
ser exactamente igual, puesto que el origen de los registros es el mismo y las
confrontaciones se realizan de la siguiente manera:
·
Inventario inicial : El valor
registrado por este rubro en el cuadro resumen ”consolidación costo bruto por
grupos de inventarios”, debe ser igual :
- Al inventario
final del mes anterior, cuyo valor figura en el cuadro resumen denominado
“consolidación costo bruto por grupos de inventario o en el reporte
consolidado por bodega”
·
Compras: El valor
registrado por este rubro en el cuadro resumen ”consolidación costo bruto por
grupos de inventarios”, debe ser igual a los que figuran en todos los informes
de entradas, así:
- Listado de
entradas por grupo : El valor total de cada grupo de inventario debe ser igual
al valor registrado como compras por cada grupo.
·
Costo bruto alimentos y bebidas: El valor
registrado como costo bruto en el cuadro resumen “consolidación costo bruto por
grupos de inventario” (formato I CT 2 25) sin incluir los inventarios en
centros de producción, debe ser igual a:
- El total costo
bruto que arroja el cuadro resumen “consolidación costo bruto por grupos de
inventario”, es igual valor registrado como costo bruto en el “informe de costo
de alimentos y bebidas consolidado”. De la misma manera se cruzan los dos
informes en cuanto a costo bruto para alimentos y para bebidas y cigarrillos.
·
Saldo inventario final
- El inventario
final registrado en el cuadro resumen “consolidación costo bruto por grupos de
inventario” , debe ser igual al total que arroja el “reporte consolidado por
bodega).
9. Elaboración comprobante para contabilidad
No solo basta
conocer los componentes que conforman el costo de venta alimentos, sino,
comprender cómo se construye la metodología para determinar el cálculo. Es
importante considerar el concepto de “crédito al costo de ventas”, que
significa el descontar a éste las asignaciones que se apropian a gasto
alimentos y bebidas. Este concepto debe aplicarse ya que las bebidas, por
ejemplo, provienen de requisiciones de alimentos que han generado cargo a costo
de venta alimentos. Esto quiere decir que una requisición de alimentos
tramitada por cocina principal genera tácitamente el siguiente registro:
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Costo de venta
alimentos
Inventario
de alimentos
|
xx
|
Xx
|
Al efectuarse una transferencia de alimentos a bar o
restaurante el movimiento es:
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Costo de venta
bebidas
Costo
de venta alimentos
|
xx
|
Xx
|
Al efectuarse una transferencia a cocina empleados el movimiento es:
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Gasto comida
empleados
Costo
de venta alimentos
|
xx
|
Xx
|
En ambos casos se
está efectuando un crédito al costo de venta de alimentos, generando, como
contra – partida o causa – efecto, un
débito que incrementa el costo de venta
bebidas o el gasto alimentos.
Al igual que el
cálculo del costo de alimentos, el de bebidas implica la definición de los
“créditos al costo de venta bebidas”, que consiste en determinar de las salidas
del almacén bebidas a bar o restaurante,
qué apropiaciones se asignan a otros conceptos diferentes al costo de venta de
bebidas. Una requisición de bebidas tramitada por bar se considera,
inicialmente, como costo de venta bebidas generando el siguiente movimiento:
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Costo de venta
bebidas
Inventario
bebidas
|
xx
|
xx
|
Al efectuarse una transferencia de bebidas a
cocina principal se presenta el siguiente movimiento:
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Costo de venta
alimentos
Costo
de venta bebidas
|
xx
|
xx
|
Lo mismo, si se
tramita una transferencia a cocina empleados el movimiento es:
Cuenta
|
Débito
|
Crédito
|
Gasto bebida
empleados
Costo
de venta bebidas
|
xx
|
xx
|
Al igual que en
alimentos, los anteriores ejemplos son los más usuales, pero existen otros
movimientos que implican registros de este tipo para los cuales se sigue con la
misma mecánica.
La planilla contable
es el documento mediante el cual, el área de costos entrega a contabilidad el
registro de los movimientos generados en dicha área, como producto de la utilización de materia
prima para la venta de alimentos y bebidas así como la asignación del gasto
generado en cada una de las áreas operativas y administrativas del hotel. Se
denomina “ Planilla contable de alimentos y bebidas” y obedece a las normas contables vigentes en el país.
Su diseño está asociado al “Plan Unico de Cuentas Para Comerciantes” y debe
cumplir todos los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Por tratarse de
un comprobante contable, debe cumplir el principio de la partida doble, es
decir, los débitos deben ser iguales a los créditos y el código para cada
cuenta es el que figura en el plan de cuentas del hotel.
La información es
tomada del informe de costos consolidado, del informe de costos de alimentos y
del informe de costos de bebidas, los cuales se encuentran soportados por todos
los listados del sistema y las planillas de valoración de créditos al costo
mensual.
PROCESO DE CONTROL DE
PRODUCCIÓN Y CONSUMO
OBJETIVO
Verificar que el
producto terminado sea realmente consumido por el demandante y facturado por el
cajero ( control de producción) y determinar si la materia prima utilizada
corresponde al consumo del producto terminado ( control de consumo).
El control de
consumo de materia prima, se ejerce a través del manejo de inventarios, sobre
cantidades que homologuen la materia prima y el producto terminado, aplicado
solo a ciertos artículos que representan la base de control. Esta, para el caso
de producción alimentos, son las carnes, ya que estas absorben gran proporción
del costo de materia prima consumida y se trasladan del almacén porcionadas.
Esta homologación
hace posible comparar las cantidades que "entran" a cocina, con las
deducidas de acuerdo al movimiento de la venta. De acuerdo a lo anterior el
control de consumo de materia prima para alimentos se reduce al cotejo entre
materia prima utilizada y producto
terminado, teniendo en cuenta que la única materia prima que no ofrece margen
de error en la determinación del costo de venta son las carnes.
El instrumento
básico para determinar un control adecuado de consumo de materia prima, son los
inventarios diarios de carnes en centros de producción, de bebidas y cigarrillos en los bares. La
respectiva comparación de consumo de tales productos contra la venta se
define como control de producción.
En otras
palabras:
·
El control de consumo se ejerce
mediante el movimiento de inventario
·
El control de producción se
ejerce mediante la verificación de los
documentos originales de salida del producto terminado ( comanda), con el fin de determinar que el producto, haya
sido consumido y facturado correctamente, definiendo de esta manera un consumo
potencial, lo cual significa establecer qué
cantidad de materia prima se debió utilizar para la venta registrada,
así como la cantidad de materia prima asignada a gasto de alimentos y bebidas (
comida empleados, atenciones, etc).
El consumo
potencial se obtiene de aplicar la receta estándar a cada uno de los productos
vendidos y asignados a gasto. Al restar la cantidad de materia prima y
mercancía resultante de este proceso al inventario existente, se obtiene el
nuevo inventario actualizado. En el sistema esta labor la desarrolla el
computador, mediante el siguiente proceso:
1. Consolida todas
las ventas de los diferentes ambientes por cada tipo de producto en el “ Indice
popularidad de platos ”, en el cual se acumula la cantidad y precio promedio
diario y mensual de los productos consumidos.
2. Aplica la receta
estándar a cada uno de los productos registrados en el anterior listado. Todas
las recetas estándar se consolidan en el listado salida de movimiento externo
3. Determina el consumo
potencial de materia prima asociada al
listado de popularidad de platos.
Información requerida
·
Comandas
·
Cheque cuenta alimentos y bebidas.
Este documento es utilizado para facturación de servicios con cargo a cuenta
huésped cuando el sistema de facturación es manual, o la impresión se realiza a
través de impresora diferentes a las de punto de venta.
·
Factura de venta alimentos y bebidas.
Opera exactamente igual que el literal anterior.
·
Control de consumos parciales (vale)
número Se utiliza para facturación de servicios con cargo a cuenta huésped,
cuando se utilizan impresoras de punto
de venta.
·
Factura de venta alimentos y bebidas-
impresoras de punto de venta. Opera igual que para el ítem anterior.
·
Cheque cuenta funcionarios
·
Listado de popularidad de platos
Las copias de las
facturas de ambientes, cheque cuentas y
vales son reunidas en auditoría de ingresos, de donde son recogidas por
contraloría de alimentos y bebidas para realizar todos los cruces. En cuanto a
las comandas, diariamente contraloría de alimentos y bebidas, recoge las copias
de las comandas del día anterior así:
·
Primera copia: De los centros de
producción ( cocinas) o bares.
·
Segunda copia: Del archivo de los
capitanes o meseros, para los hoteles que manejan dos copias.
Una vez termina
esta labor, une el juego completo, incluida la original que se encuentra anexa
a la copia de las facturas, cheque
cuentas o vales de ambientes,
organizándolas en orden consecutivo para realizar todas las confrontaciones
necesarias.
Los cheque cuenta
funcionarios, son recogidos en los ambientes diariamente por el área de
contraloría de alimentos y bebidas, con el fin de confrontar el consumo y
valorizar los créditos al costo.
a. Control de producción: Se realiza
mediante el desarrollo de los siguientes procesos:
·
Tratamiento de comandas y facturas en
ambientes
·
Tratamiento del informe de eventos
como orden de producción
Tratamiento de comandas y facturas en ambientes
Una vez se haya
unido todo el juego de comandas y organizado en orden consecutivo, se debe verificar lo siguiente:
Con respecto a
las comandas
·
Que la información consignada en la
original y todas sus copias sea la
misma. Si esto se cumple quiere decir
que no ha habido adulteraciones en las comandas en ninguna de las áreas.
·
Que no falte ningún consecutivo. Si
esto se cumple significa que todo lo producido en cocina, corresponde a lo
demandado por el cliente.
·
Que todas las copias y su original
tengan el sello de caja, lo cual da fe de que ningún pedido fue despachado sin
este requisito y que en todo caso, el cajero tuvo conocimiento previo de los
productos que salieron para la venta.
Con respecto a
las facturas ( venta a particulares) o
vales ( cargo cuenta huésped)
·
Que todos los productos despachados
por el centro de producción o por los bares estén debidamente cobrados, lo cual
se obtiene de la comparación entre la comanda y la factura o vale; al cumplirse
esto significa que toda la venta se ha registrado correctamente.
·
Que los precios facturados
correspondan a los determinados en las cartas o convenios especiales, lo cual
certifica que el cobro ha sido bien efectuado.
Este cruce se facilita cuando el proceso de facturación se encuentra
sistematizado, por cuanto los precios se encuentran grabados previamente, por
lo cual para cambiar dicho precio, el cajero requiere una gestión de
aprobación.
· Que los valores registrados en las
facturas, hayan sido transcritos correctamente en las planillas de venta, lo
cual garantiza que todo el proceso de facturación se cumplió a cabalidad.
Cuando este proceso se encuentra sistematizado, el mismo sistema recopila la
venta, lo cual minimiza el margen de error
Una vez terminado
este cruce de información, archiva el juego de comandas en orden consecutivo,
anotando en el cuaderno “registro de consecutivos” ( formato I CT 3 01) todos los que han sido utilizados, reportando al responsable del área y al
contralor general, la pérdida o faltante
de alguna de ellas si esto ocurre, con
el fin de que se tomen las medidas pertinentes. Lo propio hace con las
facturas, cheque cuentas o vales del día.
Tratamiento del “informe de eventos” ( formato V
FE 5 01) como orden de producción
Este informe
cumple la misma función de la comanda para las ventas generadas por banquetes y
debe hacerse llegar una copia a
contraloría de alimentos y bebidas, en el momento de su elaboración. En esta
área deben ser organizadas las órdenes de evento en orden cronológico, de
acuerdo a la fecha de realización del evento. El control de producción a través
de este documento se realiza en dos instantes:
·
En el momento de la solicitud de la
materia prima al almacén
·
Una vez finalizado el evento
Control en el
momento de la solicitud de la materia prima al almacén
Con anterioridad
al evento, el centro de producción realiza la requisición de la materia prima.
En ese instante, el contralor de alimentos y bebidas debe verificar que la
materia prima solicitada al almacén, sí corresponda a la necesaria para cumplir
a cabalidad el servicio, teniendo en cuenta que cumpla también los estándares
de calidad exigidos, para lo cual define previamente el consumo potencial,
mediante la asignación de la receta estándar a los platos objeto de la
negociación.
Control después
de finalizado el evento
Diariamente toma
las órdenes de evento de aquellos que debieron realizarse el día anterior, de acuerdo a la fecha del
evento y verifica la siguiente información con la factura del evento:
·
Que las condiciones de negociación
pactadas en el informe, sean
exactamente iguales a las plasmadas en la factura.
·
Que los precios correspondan a los
estipulados en el informe de eventos.
·
Que el número de personas garantizadas
en el evento no sea inferior al número
de servicios facturados.
·
Que no falte ningún consecutivo en las
facturas.
·
Que
los valores y número de personas atendidas, relacionados en las
planillas de ventas corresponda a los
relacionados en las facturas.
·
Cuando se trate de una evento interno
o alguna atención, debe ser valorizado con el fin de determinar el costo de la
materia prima y registrar el crédito al costo de ventas, definiendo de esta
manera el valor de asignación del gasto.
Una vez
terminado este cruce de información, anexa la factura de venta al respectivo
informe de eventos y lo archiva en orden consecutivo, anotando en el cuaderno
“registro de
consecutivos” ( formato prediseñado) todos los que han sido realizados y facturados, con el fin de que no
quede alguno sin la respectiva facturación, reportando al responsable del
área y al contralor general si ello ocurre, para que se facture inmediatamente
y se tomen las medidas pertinentes. Lo propio hace con las facturas, cheque
cuentas o vales del día correspondientes al área de banquetes.
|
b. Control de consumo: Se realiza
mediante el desarrollo de los siguientes procesos:
·
Proceso control de consumo materia
prima - alimentos en centros de producción
·
Proceso control de consumo materia
prima - bebidas y cigarrillos en bares
Proceso control de consumo materia
prima - alimentos en centros de producción
El control de
consumo se divide en dos partes importantes:
1. Ejercer una buena
administración del costo
2. Medición del
consumo en cantidades, cuyo requisito consiste en levantar diariamente el inventario de carnes en
centros de producción.
Una buena
administración del costo, se realiza ante todo velando por el
buen manejo de la materia prima. Diariamente el contralor de alimentos debe
revisar los cuartos fríos, estantes y alacenas de los centros de producción y
almacenes verificando lo siguiente:
·
Que la materia prima tenga una
adecuada relación.
·
Que exista una adecuada reutilización
de la materia prima.
·
Que las cocinas cumplan con los
requerimientos de higiene y aseo.
·
Que las mercancías tengan una buena
manipulación.
·
Que se utilicen los elementos y
utensilios adecuados.
·
En cuanto a las carnes que no han sido
requisitadas por el centro de
producción, es decir que se encuentran en el almacén; en las tarjetas de meat-tag, se subraya con resaltadores de
diferentes colores el mes en que entró la mercancía, definiendo un color para
cada mes, con el fin de que su rotación sea la
adecuada.
·
Que las frutas y verduras sean
utilizadas adecuadamente, teniendo en
cuenta su estado de maduración.
·
Que no exista
desperdicio de materia prima en los centros de producción.
Este proceso se
complementa con la supervisión en la elaboración de las listas de mercado
conjuntamente con el chef y el almacenista.
La medición del consumo en cantidades descansa
básicamente en los inventarios diarios de carnes en centros de producción
Inventario
inicial + requisición - inventario final = Consumo en cantidad
Consumo en
cantidad x precio = Valor consumo (Costo bruto)
Si no se posee un
sistema que calcule el consumo potencial, éste se obtiene de la siguientes
manera:
·
Se toma la popularidad de platos y se
asigna el gramaje de carne que utiliza cada plato, denominada “ porción
estándar”
·
Se multiplica la cantidad de platos de
cada tipo por la porción estándar de carne.
·
Se totaliza la cantidad de carne
utilizada en la venta, de acuerdo al resultado de la popularidad de platos.
·
En caso de que el sistema no genere la
popularidad de platos, la información se obtiene del paloteo de las comandas
del día.
·
Si la popularidad de platos no
contiene la utilización de materia prima destinada a gasto de alimentos y
bebidas ( comida empleados, consumo funcionarios, atenciones, etc); al
resultado de consumo de carne obtenido, se debe agregar la cantidad destinada a
éste, tomando como base las comandas.
·
En el caso de eventos, el consumo
potencial se calcula con base en el informe de eventos, en caso de no existir
popularidad de platos.
·
Cuando se utilizan buffets de venta
abierta, el consumo potencial se realiza, midiendo el montaje inicial y todas
sus reposiciones, descontando las devoluciones o sobrantes.
Proceso control de consumo materia
prima - bebidas en centros de producción
Al igual que el
control de consumo para alimentos, este se realiza a través de los inventarios
diarios de bebidas en todos los bares; pero en forma total ya que en
este caso toda la
materia prima, es perfectamente identificable con el producto terminado.
Si no se posee un
sistema que calcule el consumo potencial, éste se obtiene de la siguientes
manera:
·
Se toma la popularidad de platos o
productos en la parte referente a licores y cigarrillos de cada ambiente que
equivale a los productos efectivamente facturados, determinando de esta manera
el consumo potencial.
·
En caso de que el sistema no genere la
popularidad de platos, la información se obtiene del paloteo de las comandas
del día.
·
Si la popularidad de platos o
productos no contiene la utilización de licores destinada a gasto de bebidas (
consumo funcionarios, atenciones, etc.); al resultado de consumo obtenido en el
ítem anterior, se debe agregar la cantidad destinada a éste, tomando como base
las comandas.
·
En el caso de eventos, el consumo
potencial se calcula con base en la requisición de banquetes, la cual ha sido
previamente cruzada con lo facturado.
I CT 4. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL
COSTO
OBJETIVO
Disponer de los
instrumentos para evaluar los resultados, es decir, mecanismos de retroalimentación
que sean utilizados para definir qué tan
acertados y adecuados son los mismos.
La base para
aplicar dicha retroalimentación, es la comparación, lo que significa que una
vez obtenidos los resultados que miden la utilización de materia prima, se debe
disponer de la información necesaria que permita evaluar situaciones a través
de la misma comparación, determinando la causa de las variaciones detectadas.
Las comparaciones
deben tender a resolver las siguientes preguntas:
·
Con qué se compara?
·
Cómo se compara?
La primera
pregunta hace referencia a los diferentes análisis que se realizan antes de
concebirse un movimiento, es decir, procedimientos predeterminados que definen
comportamientos que condicionan la operación, lo cual conlleva un proceso de
planificación que conduzca a establecer parámetros que faciliten la comparación
con los resultados de la operación. Este proceso de planificación se inicia
considerando el perfil del consumidor, cuyo comportamiento define la estructura
del producto, es decir, la planificación del menú ( análisis de pre-venta).
La segunda
pregunta hace referencia a la metodología que se desarrolla para implantar una
sistema de evaluación a partir de parámetros establecidos.
Costo
predeterminado – análisis de pre-venta
La aplicación del
costo predeterminado consiste en implantar un sistema de información que sea
útil para evaluar la operación de alimentos y bebidas, desde el punto de vista
del consumo de materia prima. Esta aplicación es lo que se denomina "costo
estándar" o "análisis de costo potencial", es decir, el definir
el consumo de materia prima adecuado de acuerdo a lo requerido para elaborar el
producto terminado.
Para lograr el
costo estándar de cada producto terminado es necesario cumplir con el siguiente
proceso:
1. Definir la receta
y porción estándar.
2. Determinar el
costo de materia prima y especificaciones estándar.
3. Establecer el
costo estándar por producto terminado.
4. Determinación de
precio de venta.
·
Receta estándar y
porción estándar
La “receta estándar” ( formato I CT 4 01), es
la relación de los ingredientes y cantidades que se requieren para elaborar un
producto determinado, incluyendo, la forma de preparación, equipo que se
utiliza, temperatura, tiempo de cocción y forma de presentación. Al definir la
receta estándar implica definir las porciones estándar, que son las que
unifican las porciones para obtener los productos. Las porciones estándar, se
aplican para carnes y algunas garnituras. El ejercer una supervisión continua
sobre las "porciones estándar", garantiza que el producto mantenga su
medida de consumo constante. Las porciones estándar deben establecer el peso
que representa la porción al ser servida, es decir, que en la receta estándar
se debe relacionar el peso requerido para ser elaborado. Para hallar la diferencia
entre lo requerido (receta estándar) y lo finalmente dispuesto para el consumo
(porción estándar) es necesario elaborar el "test de cocción" o
"análisis de carnicería".
El análisis de
carnicería es el instrumento neutralizante con el cual se evalúa
la merma que presentan las carnes al producirse el proceso de cocción, limpieza
y descongelamiento. La mayoría de las carnes sufren una merma del 10 al 15% de
su peso original al efectuarse la cocción.
Para mayor
claridad en el cálculo del costo por porción, tomamos el siguiente
ejemplo, considerando una merma por
cocción del 10% y tamaño porción de 200 gramos:
Peso
original de la pieza 5 libras
Precio libra $ 6.000
Precio lote $30.000
Merma por cocción
5 libras x 10% = 0.5 libras
Rendimiento 5 libras - 0.5 libras = 4.5
libras
Conversión en
gramos = 4.5 libras x 500 gramos = 2.250 gramos
2.250 gramos
Rendimiento
porción estándar = ____________
= 11,25 porciones
200 gramos
$ 30.000 ( costo lote)
Costo por porción
= ___________________ = $ 2.
666.67
11,25
porciones.
$ 2. 666.67 .
Factor de costo =
------------------- = 0.44
$6. 000 costo
libra
El factor de
costo = 0.44 ó 44% significa que cada
porción puesta en la mesa, equivale al 44% de la libra en precio.
El análisis de
carnicería se elabora únicamente cuando hay cambio de carta o cambio de cortes
en las carnes o al iniciarse operaciones. La receta estándar debe revaluarse
cada tres meses cuando su elaboración es manual. Cuando se dispone de un
software para el proceso de costos, cada vez que el sistema actualiza precios,
es decir, con cada compra o conciliación de inventarios, actualiza también la receta estándar, lo que
le garantiza que en cualquier momento que se requiera, se tendrá con el último precio promedio.
·
Determinar el
costo de materia prima y especificaciones estándar Consiste en
definir el costo de materia prima de acuerdo a los ingredientes y la cantidad
consignada en "la receta estándar"
ya que implica analizar , los tipos de productos que se requieren y
determinar cómo son ofrecidos en el mercado, estableciendo la forma más
adecuada de compra, siguiendo los lineamientos de especificaciones estándar (
ver ejemplo de éstas en SICO – Control de compras e inventario – Control de
compras – I CC ).
Cuando se posee
un software para el proceso de costos, esta valorización se lleva a cabo a través del sistema,
teniendo en cuenta que hay que digitar las cantidades de los ingredientes en la
misma medida en que se compra el producto.
·
Establecer el
costo estándar por producto terminado
Es la valorización
de la receta estándar, teniendo en cuenta todos los aspectos enumerados aquí,
además del “análisis de carnicería” que
no es mas que el instrumento para determinar el costo de la porción estándar de
la carne, evaluando la pérdida en limpieza, cocción y descongelamiento y la conveniencia de comprar las carnes en
determinada presentación, considerando la que genere mayor margen de
contribución, de acuerdo a las presentaciones en el mercado, considerando cuatro
formas: Porcionada, pieza, canal o en pie, para definir la cantidad que se debe
introducir en la receta estándar.
Cuando existe un
software para el proceso de costos, esta valorización la realiza el sistema,
con el último precio promedio ponderado, el cual lo calcula con el movimiento de
compras y salidas. Cuando el proceso no
se encuentra sistematizado dicha
valorización se debe revisar cada tres meses, debido al cambio permanente de
precios de compra de la materia prima.
·
Determinación del
precio de venta
Consiste en
asignar el precio sugerido de venta al público, teniendo en cuenta el valor y
el porcentaje de costo del producto y un margen que refleje la relación costo -
beneficio para obtener la utilidad deseada, apoyándose en el listado “análisis
costos de recetas estándar
El precio de
alimentos y bebidas es determinado posteriormente por la gerencia, con base en
la información del precio sugerido, teniendo en cuenta los precios del mercado
y el análisis de la competencia.
Para determinar
el precio sugerido de venta al público, se aplica la siguiente fórmula:
costo materia prima (según receta estándar)
Precio de venta según costo = -----------------------------------------------------------
coeficiente de costo
Ejemplo: Si el
precio de costo de la materia prima para el churrasco, según la receta estándar
es de $ 3. 000 y el coeficiente de costo definido por el hotel es del 35%, el
precio de venta según costo será:
$ 3.000 =
$ 8.571
Cuando se vaya a
realizar un incremento en los precios o haya un cambio de carta, se debe
determinar el precio, una vez realizada la evaluación al siguiente esquema:
·
Costo según receta
·
Costo según receta
·
Precio de venta según costo
·
Precio de mercado
·
Precio definido
·
Margen de contribución
·
Porcentaje de costo
|
·
Churrasco: Se relacionan cada uno de
los productos a vender
·
El costo determinado para porción
·
Resultado de aplicar la siguiente
fórmula
Costo de
materia prima
Coeficiente de
costo
·
Estudio de precios de la competencia gerencia de alimentos
y bebidas y gerencia general
·
El acordado, de acuerdo al análisis de competencia y
planificación de la utilidad
·
Diferencia entre el precio definido y el costo según
receta estándar.
·
= Costo según receta
Precio de
venta
|
·
Análisis de la
post - venta
La evaluación del
costo conceptualmente, implica la
comparación del costo predeterminado con el costo de venta calculado y
registrado.
En conclusión, el
análisis de la pos-venta consiste en comparar el costo potencial generado
por aplicar la facturación de alimentos
y bebidas con el costo real generado en el control de producción (inventarios
diarios), así como el mismo con el resultado del costo de ventas mensual.
El sistema de
facturación calcula el consumo potencial tanto en cantidades como en precios,
sacando un listado de consumo, que refleja, cuánto debe ser el consumo potencial de acuerdo a la venta.
Dicho consumo se debe comparar con la materia prima efectivamente utilizada,
definiendo así la dispersión.
Índices de precios
e informe de gestión
El contralor de
alimentos y bebidas debe realizar periódicamente un “análisis de índices de
precios” el cual condensa la relación de incrementos en precios de compra de
materia prima y mercancía, con el fin de determinar el efecto de los mismos en
el costo de venta, definiendo de esta manera el origen del resultado en el
costo.
Además
mensualmente debe entregar un “informe de gestión” el cual contiene un análisis
completo de los resultados obtenidos y los requerimientos para el logro de los
objetivos.
Bibliografia. Sistemas de Control SICO SENA HOTEL,
ADOLFO SCHEEL MAGENBERGUER
Edicion del resumen libre por: Alvaro Goenaga De Bedout febrero 11 de2015
